ตอบ CAR อย่างไรไม่ให้โดนมองบน

1.ปัญหาเกิดซ้ำ แต่ก็ตอบแบบเดิม : เมื่อก่อนปัญหานี้มันเคยเกิดขึ้นแล้ว ก็แก้แบบนี้ไปแล้ว แต่มันเกิดซ้ำ มันแปลว่า วิธีการนั้น ๆ มันไม่ Work ก็ยังจะตอบมาแบบเดิมอีก หรือว่าที่ตอบมาก่อนหน้านี้ไม่ได้ลงมือแก้จริง ๆ

2.แก้ด้วยการอบรมอย่างเดียว : อบกันจนพนักงานเบื่อ บางปัญหามันเป็นปัญหาเชิงระบบ ไม่มีระบบรองรับ ไม่มีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน ก็ควรไปแก้ในมุมมองนั้น ๆ บ้าง

3.เอาปัญหามาเขียนเป็นสาเหตุ : ปัญหา คือ ลูกค้าเคลมคืนสินค้า สาเหตุพี่ตอบมาว่า ลูกค้าเคลมคืนสินค้า มันคืออะไร รู้แล้วว่าลูกค้าเคลม ทำไมเขาเคลมล่ะ เขาเคลมเพราะอะไร ต้องตอบแนวนั้น ไม่ใช่เอาปัญหามาเขียนเป็นสาเหตุอีกรอบ

4.การแก้ไขกะการป้องกัน ก็ดันตอบมาเหมือนกัน : แนวทางในการแก้ไขกับการป้องกัน ตอบมาเหมือนกันเลย การแก้ไขคือทำยังไงให้ "ปัญหานี้" มันหายไป "ผลกระทบ" มันหมดไป ควบคุมได้ หรือ จัดการได้ ส่วนการป้องกัน คือ ทำยังไงไม่ให้ในวันข้างหน้า "สาเหตุของปัญหา" มันเกิดขึ้นได้ ปัญหามันจะได้ไม่เกิดขึ้นซ้ำ จะ "ป้องกันเชิงระบบ" ยังไงในอนาคต

5.ปัญหาเกิดชาตินี้ แต่ขอแก้ไขให้เสร็จภายในชาติหน้า : ปัญหาเล็ก ปัญหาใหญ่ แก้ยาก แก้ง่าย ไม่ได้ตระหนักเลย กำหนดเสร็จในแต่ละเรื่อง แทบจะไปขอยืมประตูข้ามกาลเวลาของโดเรม่อนมาติดตามกันเลยทีเดียว มันจะนานไปไหน ถ้ามีแผนระยะยาวมาก ก็ซอยเป็นแผนระยะสั้นมาตอบก่อน ไม่ใช่บอกว่า ขอแก้ไขให้เสร็จภายใน 3 ปี 5 ปี ถึงตอนนั้น บริษัทฯ คงปิดกิจการไปก่อนแล้ว

ส่วนถ้าอยากให้บอกในเชิงวิชาการนั้นก็คือ

CAR ย่อมาจากคำว่า " Corrective Action Request " หมายถึง การร้องขอให้องค์กรการแก้ไขข้อบกพร่อง หรือความไม่สอดคล้อง หรือความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้น

ซึ่งในกระบวนการ " การปฏิบัติการแก้ไข" นั้น จำเป็นจะต้องประกอบไปด้วย 3 ขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 การวิเคราะห์หาสาเหตุของความบกพร่อง

เป็นขั้นตอนที่ยากที่สุด เพราะถ้าองค์กรสามารถหาสาเหตุของความบกพร่องก็สามารถปฏิบัติการแก้ไขได้ หรือถ้าจะให้ดี หรือดีที่สุด คือการสามารถเข้าถึงหรือหาต้นตอ ( Root cause) ของความบกพร่องได้ก็จะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 2 การปฏิบัติการแก้ไขความบกพร่อง

แนวทางในการปฏิบัติการแก้ไข ถ้าไม่มีการกำหนดไว้   ก็ให้กำหนดไว้ครบถ้วนทั้งผู้รับผิดชอบ วิธีการ ระยะเวลา หรือสถานที่สำหรับการปฏิบัติและการทวนสอบ เป็นต้น ถ้ามีการกำหนดไว้แต่ไม่ครบถ้วนหรือไม่เหมาะสม   ก็ให้ทำการทบทวนให้เหมาะสมและเพียงพอตรงกับสถานการณ์ ที่เป็นอยู่ ณ.ปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 3 การป้องกันความบกพร่องไม่ให้เกิดซ้ำ

เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการปฏิบัติการแก้ไข เพื่อความบกพร่องจะไม่ได้กลับมาเกิดซ้ำอีก โดยแบ่งออกเป็น 2 แนวทาง คือการขยายผล และการทวนสอบ

การขยายผล คือ การนำแนวทางในการปฏิบัติการแก้ไขขยายผลไปสู่พื้นที่ กระบวนการ กิจกรรม ผลิตภัณฑ์ ที่ใกล้เคียงกับความบกพร่องที่เกิดขึ้น เพื่อปัญหาจะไม่กลับมาเกิดขึ้นอีก

การทวนสอบ คือ การกำหนดมาตรฐาน วิธีการ หรือระยะเวลามาติดตามความคืบหน้า ของการนำไปปฏิบัติให้ต่อเนื่อง หรือกำหนดเป็นมาตรฐานในการทำงานอย่างถาวร